Aula 5:
Pós-Kaizen
PÓS-KAIZEN: Medição Final
A medição final é uma etapa fundamental para a validação das melhorias aplicadas no ambiente educacional. É o momento de comparar dados e comprovar ganhos e melhorias.
O líder do projeto deve instruir a equipe na realização de uma nova coleta de dados para comparação. A regra geral é que as ferramentas sejam aplicadas no mesmo local, para efeito de comparação, em que foi realizada a primeira análise e com a mesma turma, se possível.
Para sua realização, podemos utilizar diversas ferramentas. Vamos ver quais são elas.
Diagrama de Espaguete
Como vimos, o Diagrama de Espaguete é uma ferramenta que verifica o deslocamento realizado em um determinado ambiente educacional e revela o desperdício “movimentação”. Agora, com o desperdício identificado e corrigido, o líder do projeto conduzirá a equipe a uma nova coleta de dados para traçar um novo diagrama.
Ao analisar as coletas do antes e depois, tenha em mente que as condições de medição devem ser levadas em consideração, bem como o nível de complexidade da tarefa. Há de se ressaltar que essa medição não deve ser realizada logo após as alterações efetuadas no ambiente educacional, pois existe o período de ambientação do aluno com o novo arranjo físico de máquinas, acessórios e ferramentas.
Cronoanálise / Análise de valor agregado
Assim como foi necessário traçar novamente o Diagrama de Espaguete, também se faz imperativo refazer a cronoanálise e a análise de valor agregado. É importante que o líder do projeto oriente a equipe para que a nova coleta seja feita utilizando as mesmas técnicas e parâmetros de análise utilizados anteriormente. Vamos observar representações dos resultados da Análise de Valor Agregado:
Note que a análise dos dados da situação “Antes” e “Depois” usando gráficos permite observar rapidamente os ganhos obtidos com a adoção das medidas listadas no Relatório A3.
A título de comparação, recomendamos que todos os ganhos sejam expressos em termos percentuais, seguindo a fórmula a seguir:
Ao avaliar os resultados da análise de valor agregado, vale comparar, também, os dados do gráfico de elementos de trabalho e do tempo consumido. Pode existir a possibilidade de se eliminar grande parte do tempo desperdiçado mesmo sem reduzir um número significativo de elementos de trabalho classificados como “Não agrega”
Após a validação dos resultados, é o momento da compilação e preparo de todas as informações para a apresentação final e evento de encerramento.
A análise dos resultados é um momento para a compilação e comparação de dados. Caso o consultor Lean Educacional perceba a necessidade de grandes correções nos dados, ele deve retornar às etapas anteriores da medição final.
ENCERRAMENTO
Até o momento, aprendemos como transformar todo conjunto de elementos, dados, informações, análises e proposição de soluções que culminam na implantação de melhorias no ambiente educacional. Também conhecemos como compilar e comparar todas as informações coletadas, de modo a organizá-las para uma melhor compreensão e mensuração dos resultados esperados.
Iremos aprender, agora, como preparar a cerimônia de encerramento com os resultados obtidos no projeto, para que ela seja consistente, objetiva e venha expor a trajetória percorrida pela equipe até então.
Uma boa apresentação é fundamental para a transmissão do conteúdo proposto, caso contrário, todo o trabalho pode ser desvalorizado e colocado em xeque.
PREPARAÇÃO DA APRESENTAÇÃO DE RESULTADOS
No pós-Kaizen, você aprendeu a respeito de eventuais correções de rota e comparação dos resultados do “Antes” e “Depois”. Agora, chegou o momento de organizar todo esse material (pré-Kaizen, Kaizen e pós-Kaizen) e apresentá-lo de modo eficaz para a equipe Lean e sponsors.
Como líder do projeto, você precisa juntar todo o material coletado e organizá-lo de forma hierárquica. Para facilitar essa tarefa, você deve disponibilizar um formulário padrão de apresentação de slides, contendo as seguintes informações:
É primordial que sua apresentação final demonstre os resultados de forma objetiva e expresse todo o trabalho realizado, com contexto, apontamentos, registros fotográficos, etapas de implantação, treinamento, semana Kaizen, melhorias e resultados obtidos.
Vale a pena, também, coletar depoimentos em vídeos dos alunos e docentes envolvidos com o projeto, visando obter a impressão deles a respeito do projeto e dos resultados alcançados e, sobretudo, como o Lean Educacional impactou a rotina deles na escola. Esses vídeos não necessitam de grande produção, podendo ser feitos com smartphones. Lembre-se: mais importante que a forma é o conteúdo!
Outro aspecto que merece atenção é o ambiente onde será realizada a apresentação final. Quanto a isso, observe as dicas a seguir clicando em cada uma delas:
É importante demonstrar 6 indicadores neste processo: movimentação, atividades, maquinário, tempos, aprendizado e área. Vamos observar como eles são apurados:
Agora que tudo está pronto é hora do evento de encerramento do Lean Educacional!
REALIZAÇÃO DA APRESENTAÇÃO DE RESULTADOS
Então, chegamos ao momento de encerrarmos o projeto com a apresentação. Observando as dicas no tópico anterior, você garantirá uma apresentação concisa, complementada por sua fala, trazendo os exemplos e as situações vividas ao longo do processo.
Esse momento retrata a fase de consolidação e apresentação do trabalho e resultados da equipe Lean, sponsors e comunidade escolar envolvida.
Sua apresentação final, além de demonstrar os resultados obtidos, deverá trazer, já estabelecidas, novas diretrizes do Lean Educacional para a equipe, novo ambiente educacional a ser trabalhado e metas de redução de desperdícios.
Você deve estar se perguntando: “em que momento traçar as novas diretrizes?”. Não existe um momento específico para traçá-las. É importante que o líder do projeto tenha em mente que, ao longo de todo o processo com sua equipe, deverá vislumbrar novos ambientes para implementação da metodologia.
O momento de encerramento é um evento formal que caracteriza o início de uma nova jornada, rumo à excelência.
Em todo projeto, temos uma certeza: falhas ocorrerão! Melhor do que se conformar com essa afirmativa é, após ter passado por essa situação, avaliar as atividades que foram desempenhadas com sucesso e as que poderiam ter sido melhor executadas.
Esse processo de avaliação do desempenho da equipe frente às restrições do projeto (escopo, prazo e custos) é denominado "Lições Aprendidas". Trata-se de um formulário preenchido em uma reunião após o encerramento do projeto com a participação da equipe e dos sponsors.
É importante ressaltar que o momento da apresentação final é propício para fazer essa avaliação e obter feedback dos stakeholders do projeto.
O processo de "Lições Aprendidas" tem ganhado grande destaque nas organizações. O motivo dessa necessidade é garantir que as melhorias implantadas no projeto sejam padronizadas e evitar que erros ou equívocos em quaisquer atividades se repitam quando elas voltarem a ser desenvolvidas em novos projetos. Para saber mais, acesse: https://vanzolini.org.br/weblog/2014/06/11/o-processo-de-licoes-aprendidas-em-projeto-o-maior-dos-desafios-de-uma-organizacao/.
Ferenhof et al. (2013) afirmam que o processo de lições aprendidas pode ajudar a:
Nesse processo, é preciso ter em mente que:
Essa última etapa garantirá a melhoria contínua do Lean Educacional na escola, uma vez que, nesse momento, vários frutos do projeto já devem estar visíveis na escola em quesitos de organização, limpeza e maior preocupação dos alunos e docentes com o processo de ensino e aprendizagem.
Não perca tempo e fomente essas ações, gerando uma verdadeira cultura de excelência dentro do SENAI!
Bem, chegamos ao término deste curso com a certeza de que esse é o início de uma jornada de melhoria contínua que não vai acabar!
Esperamos que você tenha aproveitado bastante as nossas dicas. Agora é hora de colocá-las em prática.
Desejamos muito sucesso em sua caminhada!
