Aula 4:
Kaizen
KAIZEN
Como vimos, o termo Kaizen diz respeito à melhoria contínua em um processo ou ambiente de trabalho. Dentro das organizações que trabalham com a metodologia do Lean Manufacturing, é comum encontrar esse termo para designar um período de tempo em que várias modificações são introduzidas num determinado local de trabalho.
Esse período é designado Semana Kaizen ou Evento Kaizen e compreende um conjunto de alterações para prover um “choque” de mentalidade dos colaboradores que atuam naquele ambiente.
No Lean Educacional, o Kaizen é realizado pela equipe do projeto com apoio dos alunos da turma monitorada (também podendo ser utilizadas outras turmas de acordo com as necessidades) e sob a supervisão do líder do projeto.
De acordo com Hornburg et al (2007), um Kaizen bem sucedido tem como principais características:
NIVELAMENTO DE INFORMAÇÕES E ROTINA DE COMUNICAÇÃO
Vamos ver, agora, alguns aspectos relevantes para a realização de um Kaizen produtivo, resultando em ganhos de aprendizado para os alunos:
Nivelamento
Comunicação
O nivelamento das informações pode ser feito de diversas formas. O mais utilizado é a reunião no ambiente educacional com a equipe. Assim, o líder do projeto deve expor as prioridades do dia, quais os objetivos a serem alcançados, restrições, cuidados com segurança e/ou normas internas da escola. A reunião deve ser de, no máximo, 15 minutos, com a participação obrigatória de alunos e equipe Lean. Questionamentos e sugestões são sempre bem-vindos, desde que não estendam o encontro.
Algumas regras básicas no Kaizen são descritas por Reali (2006). Clique em cada uma delas para conhece-las:
Além disso, é importante ter uma comunicação clara com a equipe, preferencialmente verbal e escrita, por meio de gerenciamento visual - técnica que consiste em colocar todas as informações referentes ao projeto em local de fácil visualização, facilitando o entendimento de todos.
Esse gerenciamento pode ser feito por meio de um quadro e é relevante nas atividades do Lean Educacional, pois o ambiente fica indisponível por um período médio de 5 dias, impactando em turnos diferentes de trabalho. Portanto, o nivelamento das informações entre docentes e alunos de diferentes turnos é essencial para a sequência das atividades de modo adequado, sem comprometer as entregas previstas.
Você deve estar se perguntando: “quais são essas entregas?”. É o que veremos a seguir!
O acompanhamento das entregas diárias é uma parte substancial do nivelamento de informações com a equipe em que são definidos:
Desse modo, não geramos excesso de trabalho para os membros da equipe para não ocorrerem atrasos no retorno dos processos de aprendizagem, visando não comprometer o cronograma do Lean Educacional e da escola.
Anteriormente, estudamos sobre a tríplice restrição num projeto (escopo, prazo e custos), sendo que, ao gerenciar o tempo (prazo), devemos identificar as entregas parciais que compõem a entrega total que é a conclusão das ações previstas nos relatórios A3.
Vamos observar um exemplo!
Imagine que uma Escola do SENAI está aplicando o Lean Educacional num laboratório de Hidropneumática. Uma das ações a serem aplicadas na Semana Kaizen é organizar mangueiras de ar comprimido de acordo com o tamanho e diâmetro. Assim sendo, podemos desmembrar essa atividade em tarefas, como:
Para cada uma das atividades, devemos estabelecer prazos e responsáveis.
Esse desmembramento das atividades facilita a coordenação das entregas a serem realizadas diariamente e é um balizador para avaliar o envolvimento dos alunos, devido à formação de equipes por turma e por turno. É recomendável estabelecer, para cada equipe, um aluno que atuará como líder e auxiliará os docentes no que tange à manutenção da disciplina, da ordem e da segurança.
REALIZANDO CORREÇÕES DE ROTA
Após a realização das alterações no ambiente educacional, os alunos e os docentes terão contato com o ambiente educacional pela primeira vez durante uma aula prática. Nesse contato, o impacto visual certamente é grande, com a possibilidade de críticas. O líder de projeto e a equipe devem reagir com naturalidade e tranquilidade: tais críticas não significam que as alterações não sejam boas, mas que, talvez, não foram entendidas ou, ainda, que podem ser melhoradas.
Nesse período de feedback dos usuários do ambiente, é válido atentar-se para os seguintes pontos:
Esse momento de feedback deve ser, antes de tudo, construtivo. Isso quer dizer que a crítica feita por alunos e/ou docentes deve sempre vir embasada de um argumento lógico e de uma sugestão em como tornar a solução inicialmente adotada mais eficiente, de modo a atingir os resultados esperados e gerar satisfação nos envolvidos no projeto.
O feedback é um momento crítico que deve ser gerenciado pelo líder do projeto com bastante cautela para não levar para o lado pessoal. Tampouco pode-se ignorar as considerações citadas por alunos e docentes.
Lembre: o Lean deve ser um ponto de ruptura na cultura vigente, não entre pessoas e/ou equipes!
Com os dados de feedback compilados e organizados, é hora de proceder com a correção de rota que são ajustes a serem efetuados para que se atinja um grau de efetividade nas soluções implementadas. O líder do projeto deverá se reunir com sua equipe para traçar esses ajustes (ações corretivas), levando em consideração o curto espaço de tempo restante para o término do projeto.
A correção de rota é uma ação pontual. A necessidade de uma correção em todo o projeto é um indício perigoso de erro nas etapas anteriores de planejamento, coleta de dados e interpretação estatística.
Após as eventuais correções de rota, passaremos para a próxima etapa do pós-Kaizen: a medição final. Vamos verificar?