Aula 3:
Pré-Kaizen
PRÉ-KAIZEN
O Pré-Kaizen é um período de tempo para o líder do projeto preparar os documentos técnicos, solicitar compras de itens e articular recursos para a realização das ações listadas no 5W2H contidas no relatório A3.
Essa etapa se faz necessária devido aos problemas que podem vir a acontecer nos processos de compras, sensibilização dos sponsors ou provimento de outras necessidades.
AVALIAÇÃO DA NECESSIDADE DE AQUISIÇÕES DE PRODUTOS E SERVIÇOS
Um dos maiores impeditivos para o desenvolvimento do Lean Educacional dentro das escolas é a aquisição de produtos e serviços. Como saber se a aquisição de um produto ou serviço é viável? Para isso, precisamos considerar alguns aspectos, como:
Após verificar a necessidade da aquisição de produtos ou serviços, é hora de expor esse planejamento para um dos sponsors do projeto, gerente ou diretor da escola. Nessa fase, são comuns os questionamentos do sponsor quanto às aquisições. Seu papel como líder do projeto é estar preparado para lidar com esse tipo de situação e tratá-la adequadamente.
Mas, como fazer isso? Algumas técnicas de negociação podem ser colocadas em prática neste momento como persuasão e ligação. Vamos ver um exemplo.
Num trabalho de Lean Educacional, foi identificado um desperdício com movimentação de 15 minutos/dia aproximadamente. Uma das ações identificadas para eliminar esse desperdício foi a aquisição de dois quadros de ferramentas que teriam custo total de R$500,00.
Considerando que a turma tem 20 alunos e um custo aluno/hora de R$6,50, foi traduzido esse tempo em dinheiro, primeiro colocando o tempo em horas e multiplicando-o pelo custo e o total de alunos. Isso nos dá um valor de R$32,50/dia.
Como o investimento é de R$500,00, dividindo esses dois valores, temos que o investimento seria recuperado em 16 dias aproximadamente.
Verifique a fórmula de cálculo!
15 minutos/dia = 0,25 horas/dia
Custo por dia = (0,25 horas/dia) * (6,50 R$/hora aluno) * (20 alunos) = 32,50 R$/dia
Prazo para recuperar o investimento de 500,00 R$ = (500 R$/dia)/(32,50 R$/dia) = 16 dias
Vale lembrar que, com esse cálculo, não necessariamente haveria movimentação no fluxo de caixa, uma vez que o desperdício se relaciona diretamente com a qualidade final da formação do aluno.
Essa é uma ótima forma de convencer o gerente/diretor da escola. Se, ainda assim, houver resistência da parte dele, você deve escutar quais são as possibilidades oferecidas para que ambos os lados cheguem a um acordo. A alternativa mais viável a ser praticada é o uso dos recursos internos do SENAI para providenciar as soluções listadas no Relatório A3.
Vamos ver como podemos viabilizar essa opção?
AVALIAÇÃO DO USO DE RECURSOS INTERNOS (MÃO DE OBRA, MATÉRIA-PRIMA, MÁQUINAS)
O SENAI conta uma infraestrutura robusta em todas as regiões do país, atuando em diversas áreas tecnológicas. No entanto, em função das condições econômicas e de mercado de cada região, pode haver uma concentração de escolas com expertise em uma região em detrimento de outra. Essas características devem ser observadas na avaliação do uso de recursos internos para prover produtos e serviços listados no plano de ação.
Assim, sendo esgotadas as chances de aquisição de produtos e serviços por meio de processos de compra, devemos olhar para dentro “da nossa própria casa”, ou seja, verificar na escola onde o Lean Educacional está sendo executado ou em outras escolas que possam auxiliar na providência de produtos ou serviços.
Para realizar essa verificação, devemos nos atentar aos itens a seguir:
Na avaliação da necessidade de aquisições de produtos e serviços, as técnicas de negociação são necessárias, já que outros personagens entram em cena.
Devemos levar em consideração, especialmente no caso de usar recursos de outras escolas, como o fornecimento de um produto ou serviço que impactará na rotina operacional da escola, não atrapalhe no desempenho daquela que se disponibilizou a ajudar.
Vamos observar um exemplo:
Na Escola SENAI Alberto Baião de Cândido - ABC, o líder de projeto, Renato, está fazendo um trabalho de Lean Educacional em seu laboratório de Panificação. Para tanto, listou com a equipe duas ações primordiais para o êxito da intervenção: a construção de um dispositivo de retirada de itens do forno e a construção de uma bancada de madeira. Quando foi apresentado o plano de ação, o senhor Joaquim (gerente/diretor da Escola ABC) acordou com Renato que o dispositivo seria construído na oficina de solda da Escola ABC, enquanto o móvel seria construído na Escola SENAI José Josias - JJ.
Renato acionou sua equipe de trabalho que providenciou todos os desenhos e documentação técnica para fabricação de ambos os itens, além de entrar em contato com o responsável técnico da oficina de solda da Escola ABC e com os responsáveis da Escola JJ (gerente e responsável técnico). O responsável técnico da Escola JJ estava com a máquina disponível, mas o docente que iria executar a tarefa estava afastado, o que implicou atraso no andamento do Lean Educacional na Escola ABC.
Ficou clara a importância de avaliar bem a aquisição de produtos e serviços, seja por meio de compras ou por meio de solicitações dentro da própria Escola SENAI ou em qualquer outra?
Agora, podemos partir para a Semana Kaizen!