Aula 3:
Construindo o Macro Fluxo do Aprendizado
O Macro Fluxo do Aprendizado (MFA) é uma representação gráfica quantitativa da sequência de uso dos recursos (máquinas, equipamentos, ferramentas, etc.) empregados no processo de aprendizado.
Essa ferramenta é uma adaptação do Mapa de Fluxo de Valor (MFV) empregado no Lean Manufacturing. A principal diferença entre eles é que os tempos do MFV são cronometrados no chão de fábrica. Já o MFA é confeccionado tomando por base a experiência do corpo docente que compõe a equipe Lean, com o mínimo de coleta de dados no ambiente educacional.
Com o MFA, podemos:
Aluno
Professor
O MFA ajudará você no processo de identificação dos desperdícios relacionados à educação. Veremos como construí-lo, item por item.
1. Análise dos dados e informações coletados
Essa é a etapa principal para construção do MFA. Consiste em atribuir, para cada tarefa, os recursos que serão utilizados e o tempo estimado para que o aluno, com desempenho intermediário, conclua a tarefa.
Os docentes especialistas na área devem entrar em consenso e determinar/calcular o tempo de ciclo para realização de cada tarefa que o compõe. Há de se levar em conta a mesma linha de raciocínio empregada na Análise Estatística do Trabalho: o bom senso deve prevalecer! Observe o exemplo.
Primeiro, devemos definir os recursos: Torno, Fresadora, Retificadora, Furadeira, Esmeril, Bancada Ajustagem e Mesa de Traçagem. Depois, identificar a quantidade de cada recurso.
Logo após, devemos definir junto aos docentes qual o tempo necessário para realizar as atividades desenvolvidas (TC = Tempo de Ciclo e Tempo de Setup) em cada recurso, considerando o tempo ideal (sem desperdícios) de um aluno considerado mediano.
E por fim, devemos calcular e preencher a Uptime de cada recurso
2. Estimativa de Tempos de Setup por tarefa/recurso
Em paralelo ao apontamento de Tempos de Ciclo, os docentes devem estimar os Tempos de Setup (de configuração) para cada tarefa e recurso.
Após a construção do cronograma, é necessário acompanhar o andamento do projeto sempre atualizando o seu status. Ao identificar que o realizado não está conforme o previsto, devemos agir para mitigar o problema, mantendo as entregas e término do projeto dentro do previsto.
Estimar o tempo de setup é interessante, porque evidencia a necessidade de efetuar ajustes em menor tempo, a fim de reduzirmos a espera dos alunos entre as atividades. Em determinados casos, no processo de aprendizagem das aulas práticas, é inviável possuir recursos dedicados para cada aluno. Com o MFA bem definido, iremos trabalhar sem prejuízo à sua formação.
3. Coleta de tempo de uso de recursos (Uptime)
Um dado importante para a construção do MFA é a quantidade de tempo que o recurso está em uso efetivo e sua relação com o tempo que é disponibilizado para uso no ambiente educacional.
A esse dado é atribuída a denominação uptime, conforme fórmula abaixo. Observe o exemplo.
Coleta de tempo de uso de recursos (UPTIME)
Exemplo 1:
Em um dia de aula, um forno de panificação é utilizado por cerca de 2 horas e 42 minutos.
Considerando um turno de 4 h e intervalo de 15 minutos, qual o UPTIME do forno?
Resolução:
Sabendo que o intervalo é de 15 minutos, primeiro vamos converter esse tempo para hora:
Para convertermos os 42 minutos em horas, vamos utilizar o mesmo procedimento
Logo: o tempo de utilização do forno durante a aula foi de 2,7 h.
Como o UPTIME é o valor percentual em que o equipamento está em uso efetivo, podemos calculá-lo da seguinte forma:
Para determinar o tempo de uso do recurso, pelo menos duas alternativas são factíveis, a saber:
Coleta de tempos no ambiente educacional: similar ao que ocorre na Análise Estatística do Trabalho, podemos fazer uma amostragem do tempo médio de uso dos equipamentos. Esse método possui um custo menor, no entanto, requer disponibilidade da equipe em fazer o acompanhamento no ambiente educacional.
Uso de Horímetro: é um dispositivo amplamente utilizado em diversos equipamentos, com o intuito de controlar horas de funcionamento de máquinas dos mais variados segmentos, desde caminhões de transporte até prensas de injeção de componentes plásticos. A utilização do horímetro para controlar as horas de uso do equipamento é viável devido à sua confiabilidade, bem como a eliminação da necessidade de mão de obra dedicada a essa coleta de dados. Contudo, exige certo investimento e um mínimo conhecimento técnico para sua instalação.
4. Preenchimento do formulário
Após o levantamento dos tempos e coleta de dados, é necessário alimentar o formulário do Macro Fluxo de Aprendizado. Clique nas caixas e veja quais são as informações indispensáveis:
1
2
3
Construindo o MFA, é hora de analisarmos os dados.
Chegamos ao momento em que analisaremos os dados e as informações contidas no MFA. Ao avaliar os dados e as informações dispostas com a equipe, argumente com ela, buscando uma solução em comum. Para realizar essa análise, tente responder a algumas dessas perguntas.
Essas são algumas das perguntas que podem e devem ser feitas para concluir a análise do MFA. Uma dessas conclusões é a necessidade de Balanceamento de Recursos que consiste em adequar a carga de trabalho de cada um dos recursos existentes.
Quer ficar por dentro do assunto balanceamento em produção? Veja o artigo “Implantação do Balanceamento de linha e abordagem de Lean Manufacturing para a melhoria de processo numa empresa de Eletrodomésticos”, disponível em: http://aprepo.org.br/conbrepro/2017/down.php?id=3224&q=1.
Esse balanceamento é feito levando em consideração o tempo de ciclo do recurso, o número de alunos que compõe a turma que utilizará esse recurso e a carga horária total das aulas práticas.
N° recursos = (TC x n°de alunos) / Carga Horária Total de Aulas Práticas
Exemplo: ao traçar o MFA de um curso com 20 alunos e uma carga horária total de aulas práticas de 45 horas, a equipe Lean da Escola SENAI chegou (para o recurso torno) a um tempo de ciclo de 120 horas. Sabemos que esta escola possui um total de 12 tornos.
Considerando a fórmula citada anteriormente, temos um número de recursos de aproximadamente 6 tornos com uma margem de segurança abstraída de 20%. Portanto, 6 desses tornos podem ser disponibilizados para outras finalidades.
Vamos fazer uma atividade para reforçar o entendimento desse cálculo:
Análise dos dados e balanceamento de recursos
Retornando ao exemplo anterior onde tínhamos 20 alunos e 45h de aulas práticas retirando o tempo de intervalo.
Diagrama de Espaguete
Agora, veremos outra ferramenta do Lean Educacional: o Diagrama de Espaguete!
A movimentação é um desperdício clássico no ambiente educacional devido a inúmeros fatores, dentre os quais se destacam:
Disposição de máquinas, equipamentos e armários
Desconhecimento da tarefa a ser executada
Ausência de planejamento dos recursos para execução da tarefa
Os principais objetivos da aplicação do Diagrama de Espaguete no ambiente educacional são
Reconhecer trajetórias percorridas pelo aluno e suas respectivas frequências
Estimar a distância percorrida pelo aluno num dado período de aula prática
Presumir tempo gasto com movimentação pelo aluno num dado período de aula prática
A aplicação dessa ferramenta deve seguir algumas etapas, a saber
1. SELEÇÃO DA AMOSTRA A SER ANALISADA
Para selecionar a amostra (aluno) para o monitoramento, é essencial seguir as dicas usadas na Análise Estatística do Trabalho. Contudo, selecione um aluno diferente do escolhido anteriormente a ser monitorado, mas mantenha as mesmas características de aproveitamento acadêmico, atentando-se ainda para as dicas abaixo:
Consulte os docentes que já deram aula para a turma sobre o comportamento do aluno. Evite alunos que possuem atitudes não condizentes com o ambiente educacional, excesso de brincadeiras, infrequência e desrespeito às normas internas de segurança, etc.
É prudente, também, não selecionar alunos muito inseguros, pois isso pode contaminar o resultado da medição. Normalmente, esse tipo de aluno faz muitas perguntas para o docente ou para seus colegas, o que leva a interrupções no monitoramento que podem influenciar no resultado final.
O mesmo aluno servirá para o monitoramento de movimentação (Diagrama de Espaguete) e de tempos (Cronoanálise/ Análise de Valor Agregado).
2. ALINHAMENTO DAS ATIVIDADES A SEREM ACOMPANHADAS
O líder do projeto deverá estar ciente de:
Quais atividades serão desenvolvidas pelo aluno
Quais as possíveis trajetórias que ele poderá percorrer
Quais as características comportamentais, frequência às aulas, pontualidade, personalidade, etc.
Para tanto, um breve encontro (antes da aplicação do Diagrama de Espaguete) se faz necessário com o docente responsável pela turma a ser monitorada.
Nesse encontro, todas as dúvidas devem ser sanadas, de ambas as partes, a fim de que o monitoramento seja feito de forma a não prejudicar o andamento da aula.
SELEÇÃO DO MÉTODO DE MONITORAMENTO
Existem vários métodos de monitoramento da movimentação para traçagem do Diagrama de Espaguete, como o tradicional e a filmagem. A seguir, vamos descrevê-los, destacando aspectos positivos e negativos em seu uso. Acompanhe!
No método tradicional, imprime-se uma cópia do leiaute (planta baixa) do ambiente educacional a ser estudado e, conforme a observação realizada, o responsável pela coleta vai traçando sobre o desenho as trajetórias percorridas, marcando o início e o fim com um ponto e numerando os pontos sequencialmente.
O método tradicional tem o benefício de obter o Diagrama de Espaguete praticamente pronto ao final de sua coleta, faltando apenas a distância percorrida que pode ser obtida por meio de software CAD ou contagem de passos. No entanto, pode haver perda de informações ou contaminações durante o monitoramento, devido à velocidade em que as atividades ocorrem.
Uma ferramenta utilizada para auxiliar você na coleta da distância percorrida são os contadores de passos ou pedômetros, muito usados por atletas de competição. A vantagem desse aparelho é a praticidade para a contagem de passos. Porém, sua precisão pode variar bastante, conforme o modelo adquirido.
Já no método “filmagem”, o monitoramento por vídeo consiste em filmar o aluno durante todo o período de aula, sendo que, num segundo momento, a equipe deverá assistir à gravação para traçar o Diagrama de Espaguete.
A vantagem desse método consiste em poder recuperar facilmente qualquer dado coletado. No entanto, necessita de um tempo considerável na análise da filmagem. Existem, também, limitações de leiaute e trajeto percorrido pelo aluno no momento da filmagem, pois, dependendo do arranjo físico do ambiente, não se consegue observar o todo.
ANÁLISE DE DADOS
Após a seleção e a aplicação do método de monitoramento, é hora de analisar o Diagrama de Espaguete. É importante a presença do responsável pelo monitoramento e da equipe para que, juntos, realizem a análise efetiva dos dados apresentados. Para auxiliar você nesta tarefa, colocamos algumas perguntas que podem direcionar o trabalho da equipe:
Com isso, essa ferramenta já está finalizada, agora vamos ver outras que acompanham o Espaguete.
CRONOANÁLISE E ANÁLISE DE VALOR AGREGADO
Quem nunca ouviu falar da expressão “Tempo é dinheiro”? No Lean Educacional, é mais do que isso: é oportunidade de melhor aprendizado para o aluno. Nesse intuito, a Cronoanálise surge como uma ferramenta extremamente poderosa, pois ela quantifica os tempos de cada uma das menores atividades que compõem um processo.
A Cronoanálise tem sua origem fortemente atribuída aos trabalhos feitos por Frederick Taylor (1856-1915) e Frank Bunker Gilbreth (1885) e, essencialmente, surgiu do estudo dos tempos e Métodos promovidos em indústrias entre o fim do século XIX e início do século XX. Para ler mais sobre esse assunto, acesse: https://repositorio.ufu.br/bitstream/123456789/19219/1/EstudoTemposMovimentos.
A cada uma dessas “menores atividades” que compõem um processo é atribuído o termo Elemento de Trabalho. O Elemento de Trabalho é, de acordo com SILVA e COIMBRA (1980), a subdivisão de um ciclo ou operação de trabalho que tenha início e fim definidos, permitindo descrevê-lo e medi-lo com precisão.
Vamos observar um exemplo:
Note que, na coluna da direita, são descritos os elementos de trabalho que a pessoa deve fazer e não deixam margem para dúvida. Essa divisão tão minuciosa permite enxergarmos melhor os desperdícios existentes em um processo.
No exemplo acima, vimos que pelo menos duas movimentações ficam evidentes: “Ir até a pia” e “Levar recipiente para o fogão”. Portanto, já seriam dois pontos de melhoria para esse processo.
No ambiente educacional, temos algumas etapas a seguir. Vamos verificar.
1. SELECIONAR O MEIO DE MEDIÇÃO MAIS ADEQUADO
Para medir os tempos de cada elemento de trabalho, existem alguns meios disponíveis. Clique em cada um deles para conhecê-los:
Cronômetro Analógico
Cronômetro Digital
Filmagem
Aplicativos para smartphones
SELECIONAR O MEIO DE MEDIÇÃO MAIS ADEQUADO
Para realizar a cronoanálise, imprima cópias do formulário e, ao iniciar a medição, anote os elementos de trabalho sequencialmente e os tempos de cada elemento de trabalho. Esse monitoramento é feito durante todo o período de aula e deve ser iniciado e finalizado no tempo programado, independentemente de eventuais atrasos/saída antecipada do aluno.
Caso o time julgue necessário, a medição deverá ser reprogramada. Por se tratar de uma atividade complexa, recomendamos que três consultores estejam envolvidos nesse monitoramento:
Existem algumas observações importantes para o preenchimento dos elementos de trabalho:
Veja um exemplo de preenchimento do formulário de Cronoanálise:
Você deve ter notado que existe uma coluna designada “Valor Agregado”.
Após a realização do monitoramento, no menor intervalo de tempo possível, você e sua equipe deverão reunir-se e realizar a “Análise de Valor Agregado”, que é classificar os elementos de trabalho.
Ao classificar os elementos de trabalho, as seguintes questões deverão ser observadas:
Essa análise costuma gerar muitos debates e dúvidas. Mantenha sempre a calma e tente ouvir todos os lados para tomar a melhor decisão.
Para facilitar a Análise de Valor Agregado, existe uma planilha eletrônica pronta na qual você deverá transcrever a classificação realizada no formulário de Cronoanálise. Ela gera automaticamente gráficos que facilitam enxergar as medições sob pontos de vista diferentes.
A tabela e o gráfico a seguir ilustram a interface dessa planilha já com os elementos de trabalho preenchidos.
Os gráficos auxiliam na tomada de decisão mais adequada, pois permitem visualizar a análise pela quantidade de elementos de trabalho e pelo tempo em que ocorreu agregação de valor, desperdício ou atividade incidental. Outro benefício do uso de planilha eletrônica é que, valendo-se da ferramenta filtro, várias abordagens podem ser realizadas, como:
Neste estudo, aprendemos a enxergar os desperdícios existentes em um ambiente educacional e empregar as ferramentas responsáveis pela coleta de dados e os recursos utilizados no ambiente educacional.
Agora que aprendemos a Análise de Valor Agregado e as demais ferramentas (Análise Estatística do Trabalho, MFA, Diagrama de Espaguete e Cronoanálise), você tem uma massa crítica de dados e informações adequadas para uma análise da causa raiz e proposição de soluções.