O programa de compliance efetivo inclui a existência de processos de auditoria e monitoramento contínuos. O objetivo primordial destas ações é verificar e atestar a EFICÁCIA e EFICIÊNCIA dos elementos do Programa.

A responsabilidade pela coordenação das auditorias e monitoramento deve estar definida. É necessário verificar se existe em prática alguma auditoria que já é conduzida por outro departamento. As atividades e resultados destas auditorias podem se encaixar aos riscos e processos monitorados pelo departamento de compliance.

A auditoria é um método formal para um processo de verificação, dentro de um escopo de revisão, por meio de determinados critérios, metodologia de amostragem e amostra, condução de revisões, apresentação de conclusões e acompanhamento de ações para assegurar que as observações são resolvidas.

Conheça as características da auditoria:

Os requisitos e os critérios de auditoria decorrem das diversas legislações aplicáveis à atividade da organização, assim como das políticas e procedimentos internos.
Uma fonte de insumos importante para o trabalho da auditoria é o resultado da análise de riscos da organização.
É relevante que os aspectos a seguir sejam revisitados em auditorias: (i) toda comunicação com órgãos ou representantes de governo e (ii) pontos de atenção decorrentes de auditorias anteriores.
As auditorias e processos de revisão devem sempre ser registradas e os relatórios conclusivos devidamente apresentados ao Conselho, órgão ou gestor máximo da organização.
O processo de auditoria deve ser conduzido de maneira independente e imparcial, ou seja, não havendo, portanto, interesse real e/ou potencial no resultado obtido.

O monitoramento é um processo diário e comumente utilizado pela administração para ajudá-los a identificar como os aspectos operacionais de compliance estão ocorrendo.

São características gerais do processo de monitoramento:

O monitoramento é uma forma de avaliar a eficácia, eficiência e coerência dos controles internos e operacionais.
A melhor prática indica que um programa de compliance deve possuir um sistema rotineiro de monitoramento de: (i) transações comerciais, (ii) riscos do negócio; (iii) eficiência de seus controles, e (iv) comportamentos dos indivíduos
O monitoramento e revisão periódicos também são necessários para determinar se os demais elementos do programa, tais como as regras de conduta, treinamento e medidas disciplinares, estão sendo atendidas, além de auxiliar na identificação de deficiências e quais alterações são necessárias.

A coleta de dados e o registro de resultados de auditorias e monitoramento são fundamentais para o processo de revisão do programa como um todo, pois servirão de fonte para análise e medição do processo.

Os processos de auditoria e monitoramento geralmente evoluem com a maturidade do programa de compliance. O importante é buscar e instituir uma forma de melhoria contínua das atividades de compliance em si, o que ocorre por meio da avaliação dos riscos prioritários da organização.

Chegamos ao final da aula 8!

Você aprendeu que o ciclo de um Programa de Compliance efetivo deve incluir os processos de auditoria e monitoramento contínuo, de maneira a proporcionar a evolução permanente do Programa.

Na próxima aula estudaremos sobre canal de denúncias e investigações e compreenderemos como este pilar é fundamental para auxiliar na identificação de ocorrências no âmbito empresarial.